إدارة محتوى المؤسسة
أدوات
إدارة محتوى المؤسسة
(ECM) توسع مفهوم إدارة المحتوى من خلال
إضافة خط زمني لكل عنصر محتوى، وفرض عمليات لإنشائه واعتماده وتوزيعه. عادةً ما
توفر الأنظمة التي تستخدم ECM مستودعًا
آمنًا للعناصر المدارة، سواء كانت تناظرية أو رقمية. كما تشمل واحدة (أو أكثر) من
طرق استيراد المحتوى لإدارة العناصر الجديدة، وعدة طرق عرض لجعل العناصر متاحة
للاستخدام. على الرغم من أن محتوى ECM قد
يكون محميًا بإدارة الحقوق الرقمية (DRM)،
إلا أن ذلك ليس مطلبًا. تتميز ECM عن
إدارة المحتوى العامة بوعيها بالعمليات والإجراءات الخاصة بالمؤسسة التي تم
إنشاؤها من أجلها.
التعريفات
* أواخر 2005: استُخدمت التقنية لالتقاط وإدارة
وتخزين والحفاظ على المحتوى والمستندات المتعلقة بالعمليات التنظيمية وتسليمها.
* أوائل 2006: سمحت أدوات واستراتيجيات ECM بإدارة
المعلومات غير المهيكلة للمؤسسة، أينما وجدت تلك المعلومات.
* أوائل 2008: كانت الاستراتيجيات والأدوات والأساليب تُستخدم لالتقاط وإدارة
وتخزين والحفاظ على المحتوى والمستندات المتعلقة بالعمليات التنظيمية وتسليمها.
سمحت أدوات واستراتيجيات ECM بإدارة
المعلومات غير المهيكلة للمؤسسة، أينما وجدت تلك المعلومات.
* أوائل 2010: كانت الاستراتيجيات والأدوات والأساليب تُستخدم لالتقاط وإدارة
وتخزين والحفاظ على المحتوى والمستندات المتعلقة بالعمليات التنظيمية وتسليمها.
غطت ECM إدارة
المعلومات ضمن النطاق الكامل للمؤسسة سواء كانت تلك المعلومات في شكل مستند ورقي،
أو ملف إلكتروني، أو تدفق طباعة قاعدة بيانات، أو حتى بريد إلكتروني.
* مارس 2017: اقترحت جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM) استبدال مصطلح "إدارة محتوى المؤسسة" بـ "إدارة
المعلومات الذكية". تُعرّف إدارة المعلومات الذكية (IIM) على أنها "الاستراتيجيات والأساليب والأدوات المستخدمة لإنشاء
المحتوى والمستندات المتعلقة بالعمليات التنظيمية والتقاطها وأتمتتها وتسليمها
وتأمينها وتحليلها. تشير IIM إلى
إدارة المحتوى والبيانات، وليس المحتوى نفسه فحسب."
يتضمن التعريف الأخيط مجالات كانت تُعالَج
تقليديًا بواسطة أنظمة إدارة السجلات والمستندات. وهو يعني تحويل البيانات إلى
أشكال رقمية وتقليدية، بما في ذلك الورق والميكروفيلم.
تغطي ECM،
كمصطلح شامل، إدارة المستندات ومحتوى الويب، والبحث، والتعاون، وإدارة السجلات،
وإدارة الأصول الرقمية (DAM)،
وإدارة سير العمل، والالتقاط والمسح الضوئي. تدير دورة حياة المعلومات، من النشر
(أو الإنشاء) الأولي مرورًا بالأرشفة وحتى التخلص النهائي. يتم تقديمها بأربع طرق:
1. البرمجيات المثبتة محليًا (On-premises): مثبتة على شبكة المؤسسة
2. البرمجيات كخدمة (SaaS): الوصول عبر الويب إلى المعلومات المخزنة على نظام شركة تصنيع
البرمجيات.
3. هجين: مزيج من المكونات المحلية ومكونات SaaS.
4. البنية التحتية كخدمة (IaaS): الخدمات عبر الإنترنت التي تُجرد المستخدم من تفاصيل البنية التحتية
مثل موارد الحوسبة المادية والموقع وتقسيم البيانات والتحجيم والأمان والنسخ
الاحتياطي.
تشمل الفوائد للمؤسسة تحسين الكفاءة، وتحسين
السيطرة، وخفض التكاليف. على سبيل المثال، تحولت البنوك من تخزين نسخ من الشيكات
القديمة في مستودعات فعلية إلى تخزينها في أنظمة ECM. في النظام القديم، قد يستغرق طلب العميل نسخة من شيك أسابيع؛ حيث
يتعين على موظف البنك الاتصال بالمستودع لتحديد الصندوق والملف والشيك المناسب، ثم
سحب الشيك وتصوير نسخة وإرسالها بالبريد إلى البنك، الذي بدوره يرسلها للعميل. مع
وجود نظام ECM،
يمكن لموظف البنك الاستعلام عن رقم حساب العميل ورقم الشيك المطلوب، وعند ظهور
صورة الشيك على الشاشة، يمكن للبنك إرسال نسخة فورية للعميل، عادةً أثناء حديثه
على الهاتف.
النطاق
تجمع إدارة محتوى المؤسسة، كشكل من أشكال إدارة
المحتوى، بين التقاط المستندات والبحث فيها وشبكتها مع الأرشفة الرقمية وإدارة
المستندات وسير العمل. تتضمن التحديات المتعلقة باستخدام والحفاظ على المعلومات
الداخلية (غالبًا غير المهيكلة) للشركة بجميع أشكالها. تركز معظم حلول ECM على أنظمة الأعمال للموظفين (B2E).
برزت مكونات ECM جديدة. أثناء فحص المحتوى وإدخاله، يولد كل استخدام بيانات وصفية
(ميتادات) جديدة (تلقائيًا إلى حد ما). يمكن للمعلومات حول كيفية (ومتى) استخدام
الأشخاص للمحتوى أن تسمح للنظام باكتساب مسارات جديدة للتصفية والتوجيه والبحث،
والتصنيفات المؤسسية والشبكات الدلالية، وقرارات قواعد الاحتفاظ.
يمكن للحلول تقديم خدمات إنترانت للموظفين (B2E)، ويمكن أن تشمل بوابات
مؤسسية للعلاقات التجارية بين الشركات (B2B)،
أو بين الشركات والحكومة (B2G)،
أو بين الحكومة والشركات (G2B)،
أو غيرها. تتضمن هذه الفئة معظم حلول إدارة المستندات الجماعية (groupware) وسير العمل السابقة التي لم تحول
بنيتها بالكامل إلى ECM بحلول
عام 2016 ولكنها وفرت واجهة ويب. إدارة الأصول الرقمية هي شكل من أشكال ECM يتضمن محتوى مخزن رقميًا. تفي أنظمة
إدارة المحتوى الصحية المتخصصة بمتطلبات اللوائح الخاصة للأجهزة الطبية والتشغيل
البيني.
التاريخ
تنحدر التقنيات التي شكلت ECM في عام 2016 من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (DMS) في أواخر الثمانينيات وأوائل
التسعينيات. كانت منتجات DMS الأصلية
قائمة بذاتها، وتوفر وظائف في واحدة من أربع مجالات: التصوير، وسير العمل، وإدارة
المستندات، وإدارة علاقات المؤسسة (ERM).
كان لدى مستخدم DMS المبكر النموذجي نظام تصوير وسير عمل صغير النطاق (ربما قسم واحد)
لتحسين عملية مكثفة الورق والعمل نحو مكتب بلا ورق. هدفت تقنيات DMS الأولى القائمة بذاتها إلى توفير الوقت
(أو تحسين الوصول إلى المعلومات) عن طريق تقليل التعامل مع الورق وتخزينه، وتقليل
فقد المستندات وتسريع الوصول إلى المعلومات. يمكن أن توفر DMS وصولاً عبر الإنترنت إلى معلومات كانت متاحة سابقًا فقط على الورق أو
الميكروفيلم. من خلال تحسين السيطرة على المستندات وعملياتها، سهّلت DMS الممارسات التجارية. كما زادت سجلات
التدقيق (Audit Trail) الأمان
الوثائقي وقاست الإنتاجية والكفاءة.
تم اعتبار فئات منتجات DMS مكملة، وأرادت المؤسسات استخدام عدة منتجات DMS. يمكن لقسم خدمة العملاء الجمع بين التصوير وإدارة المستندات وسير
العمل؛ يمكن لقسم المحاسبة الوصول إلى فواتير الموردين من نظام ERM، وأوامر الشراء من نظام
التصوير، والعقود من نظام إدارة المستندات. عندما أنشأت المؤسسات وجودًا على
الإنترنت، أرادت إدارة محتوى الويب. بدأت المؤسسات التي أتمتت أقسامًا فردية في
تصور نشر أوسع.
عكست الحركة نحو أنظمة DMS المتكاملة اتجاهًا شائعًا في صناعة البرمجيات: دمج الأنظمة الصغيرة
في أنظمة أكثر شمولاً. كانت برامج معالجة النصوص والجداول الإلكترونية والعروض
التقديمية منتجات قائمة بذاتها حتى أوائل التسعينيات، عندما تحول السوق نحو
التكامل.
قدم المطورون الأوائل تقنيات DMS متعددة قائمة بذاتها كـ
"حزمة" واحدة، مع تكامل وظيفي قليل (أو معدوم). حوالي عام 2001، بدأت
الصناعة استخدام مصطلح "إدارة محتوى المؤسسة" للأنظمة المتكاملة.
في عام 2006، دخلت مايكروسوفت (بمنتجها
SharePoint) وأوراكل (بـ Oracle Content Management) سوق ECM منخفض
التكلفة. تتوفر أيضًا منتجات ECM مفتوحة
المصدر.
أثرت المعايير الحكومية، بما في ذلك قانون
التأمين الصحي ونقل المسؤولية (HIPAA)،
و BS 7799 و ISO/IEC
27001، على تطوير واستخدام ECM. في عام 2016، أصبح بإمكان المؤسسات نشر نظام ECM واحد لإدارة المعلومات في جميع الأقسام.
الاستخدامات
تعتمد الشركات ECM لزيادة الكفاءة، وتحسين السيطرة على المعلومات، وتقليل التكلفة
الإجمالية لإدارة المعلومات. تعمل ECM على
تبسيط الوصول إلى السجلات من خلال البحث بالكلمات المفتاحية والنص الكامل، مما
يسمح للموظفين بالحصول على المعلومات المطلوبة بسرعة من مكاتبهم.
تسهل ECM الكفاءة التنظيمية من خلال القدرات التالية:
* التقاط البيانات/المستندات:
التقاط المستندات والبيانات وتحويلها إلى صيغ رقمية وفهرستها عند نقطة الابتلاع،
سواء عبر البريد الإلكتروني أو الفاتورة أو النموذج الورقي أو غيرها.
* المستودع
الآمن للمحتوى: الاحتفاظ بالمستندات والبيانات في
نقطة وصول مركزية لسهولة الاسترجاع والاستخدام والتحكم في الإصدارات.
* تعيين
ضوابط الأمان والامتثال: حماية البيانات الحساسة عن طريق
ضوابط الوصول المعينة للمستخدم وإجراءات سياسة الاحتفاظ.
* تسليم سير العمل المؤتمت:
الحفاظ على استمرارية العمليات بالموافقات المؤتمنة وتوجيه المستندات/البيانات إلى
نقاط اتصال سير العمل.
يمكن أن تساعد أنظمة الإدارة هذه الشركات على
الامتثال للوائح الحكومية والصناعية مثل HIPAA،
وقانون ساربانيس-أوكسلي، ومعيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI DSS)، والقواعد الفيدرالية
للإجراءات المدنية. يحمي الأمان على مستوى المستخدم والوظيفة والسجل البيانات
الحساسة. يمكن إخفاء بعض المعلومات في المستند
(Redaction)، بحيث يمكن مشاركة الباقي دون المساس
بالهوية أو البيانات الرئيسية. يتم تتبع كل إجراء في النظام، ويمكن إعداد تقارير
به لإثبات الامتثال لمجموعة واسعة من اللوائح.
الخصائص
في مقاله بـ
Computerwoche عام 2001، وصف أولريش كامبفماير ECM بما يلي:
* برمجية وسيطة (Middleware): تلغي قيود التطبيقات الرأسية وهندسة
الجزر (Island Architecture) وتكون شفافة للمستخدمين. تقدم ECM منصة ثالثة، بالإضافة إلى أنظمة المضيف (Host) والخادم-العميل التقليدية. وفقًا لكامبفماير، سيلعب تكامل تطبيقات
المؤسسة (EAI) وهندسة
الخدمات (SOA) دورًا
مهمًا في تنفيذ ECM.
* خدمات
مستقلة: تدير المعلومات بغض النظر عن المصدر
أو الاستخدام المطلوب ومتاحة من مجموعة متنوعة من التطبيقات. لاستخدام معين، تتوفر
خدمة عامة واحدة فقط؛ مما يتجنب تكلفة وصيانة الوظائف المتوازية. سيلعب دورًا
مهمًا في تنفيذ ECM.
* مستودع
موحد للمعلومات: يجمع مستودعات البيانات ومستودعات
المستندات والمعلومات. ستلعب إدارة دورة حياة المعلومات أيضًا دورًا مهمًا في
تنفيذ ECM.
تعمل ECM بشكل صحيح عندما تكون غير مرئية للمستخدمين. وهي تدعم التطبيقات
المتخصصة كخدمات تابعة. ECM هو نموذج متعدد الطبقات يشمل تقنية التعامل مع البيانات المهيكلة
والمعلومات غير المهيكلة وتسليمها وإدارتها. تدير المعلومات في نظام إدارة محتوى
الويب والأرشيف كمستودع عالمي.
المكونات
تجمع ECM مكونات يمكن استخدامها كأنظمة قائمة بذاتها دون دمجها في نظام مؤسسي
شامل. عرّفت جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM) المكونات الخمسة لـ ECM على
النحو التالي:
1- التقاط
2- إدارة
3- تخزين
4- الحفظ
5- التسليم
# 1. التقاط
يتضمن التقاط تحويل المعلومات من المستندات
الورقية إلى تنسيق إلكتروني عن طريق المسح الضوئي، وجمع الملفات والمعلومات
الإلكترونية في هيكل متناسق للإدارة. تشمل تقنيات الالتقاط أيضًا إنشاء بيانات
وصفية (ميتادات) تصف خصائص المستند لتسهيل تحديد موقعه من خلال تقنية البحث. قد
يتضمن الرسم البياني الطبي معرف المريض واسمه وتاريخ الزيرة والإجراء لتسهيل تحديد
الرسم البياني من قبل الطاقم الطبي.
تقوم أنظمة أتمتة المستندات السابقة بتصوير
المستندات لتخزينها على ميكروفيلم. تقوم ماسحات الصور بعمل نسخ رقمية من المستندات
الورقية. يمكن نسخ المستندات الموجودة بالفعل في شكل رقمي (أو الربط بها) إذا كانت
متاحة عبر الإنترنت. يمكن أن يستخدم الالتقاط التلقائي أو شبه التلقائي تبادل
البيانات إلكترونيًا (EDI) أو مستندات XML،
أو تطبيقات الأعمال و ERP،
أو أنظمة التطبيقات المتخصصة كمصادر.
تقنيات التعرف:
تشمل تقنيات التعرف لاستخراج المعلومات من
المستندات الممسوحة ضوئيًا والفاكسات الرقمية:
* التعرف الضوئي على الحروف (OCR): يحول صور النص المطبوع إلى أحرف أبجدية رقمية.
* التعرف على الكتابة اليدوية (HWR): يحول صور النص المكتوب بخط اليد إلى أحرف أبجدية رقمية.
* التعرف الذكي على الحروف (ICR): يمتد ليشمل OCR و HWR باستخدام المقارنة والاتصالات المنطقية
والتدقيق مقابل القوائم المرجعية والبيانات الحالية لتحسين التعرف.
* التعرف الضوئي على العلامات (OMR): يقرأ علامات خاصة (مثل علامات الاختيار أو النقاط) في حقول محددة
مسبقًا.
* التعرف على الرموز الشريطية: يفك تشفير الترميز القياسي في الصناعة
لبيانات المنتج والتجارية الأخرى.
تنظيف الصورة:
تشمل ميزات تنظيف الصورة: التدوير، والتقويم،
وتعديل اللون، والتبديل، والتكبير، والمحاذاة، وفصل الصفحات، والتعليقات
التوضيحية، وتقليل الضوضاء.
معالجة النماذج:
تتكون معالجة النماذج من مجموعتين من التقنيات،
على الرغم من أن محتوى المعلومات وطبيعة المستندات قد تكون متطابقة. إنها التقاط
النماذج المطبوعة عبر المسح الضوئي؛ غالبًا ما تُستخدم تقنيات التعرف، حيث تتيح
النماذج المصممة جيدًا المعالجة التلقائية. يمكن للمعالجة التلقائية التقاط
النماذج الإلكترونية (مثل تلك المقدمة عبر صفحات الويب) إذا كان تخطيط وبنية ومنطق
ومحتوى النموذج معروفًا لنظام الالتقاط.
إدارة التقارير المؤسسية (ERM):
تسجل إدارة التقارير المؤسسية (ERM) التقارير والمستندات الأخرى على أقراص
بصرية أو تخزين رقمي آخر لأنظمة ECM. استُخدمت هذه التقنية في الأصل مع أقراص ليزرديسك.
تجميع البيانات:
يوحد تجميع البيانات المستندات من تطبيقات
ومصادر مختلفة، ويوجهها إلى أنظمة التخزين والمعالجة في هيكل وتنسيق موحدين.
الفهرسة الموضوعية:
تحسن الفهرسة الموضوعية عمليات البحث، وتوفر
طرقًا بديلة لتنظيم المعلومات. تقوم الفهرسة اليدوية بتعيين سمات قاعدة بيانات
الفهرس للمحتوى يدويًا، وتُستخدم عادةً بواسطة قاعدة بيانات "الإدارة"
للإدارة والوصول.
يمكن تسهيل الفهرسة التلقائية واليدوية
للمعايير باستخدام ملفات تعريف إدخال محددة مسبقًا، والتي يمكنها وصف فئات
المستندات التي تحد من عدد قيم الفهرس الممكنة أو تعيين معايير معينة تلقائيًا.
يمكن لبرامج التصنيف التلقائي استخراج بيانات الفهرس والفئة والنقل بشكل مستقل.
استنادًا إلى المعلومات الواردة في كائنات المعلومات الإلكترونية، يمكنها تقييم
المعلومات بناءً على معايير محددة مسبقًا أو في عملية تعلم ذاتي.
# 2. الإدارة
تنقسم فئة الإدارة إلى خمسة مجالات تطبيقية:
* إدارة المستندات (DMS)
* برامج التعاون
* إدارة محتوى الويب، بما في ذلك بوابات الويب
* إدارة السجلات
* سير العمل وإدارة العمليات التجارية (BPM)
وتصل بين المكونات الأخرى، التي يمكن استخدامها
مجتمعة أو بشكل منفصل. تعالج إدارة المستندات، وإدارة محتوى الويب، والتعاون، وسير
العمل وإدارة العمليات التجارية الجزء الديناميكي من دورة حياة المعلومات. تدير
إدارة السجلات المستندات النهائية وفقًا لفترة الاحتفاظ الخاصة بالمؤسسة، والتي
يجب أن تتوافق مع التفويضات الحكومية والممارسات الصناعية. تتضمن مكونات الإدارة
قواعد البيانات وأنظمة تفويض الوصول.
إدارة المستندات:
تتحكم أنظمة إدارة المستندات في المستندات من
الإنشاء إلى الأرشفة. وتشمل:
* التحقق من الدخول والخروج: يتحقق من المعلومات المخزنة للتأكد من
اتساقها.
* إدارة الإصدارات: يتتبع الإصدارات المختلفة من نفس المعلومات، مع
المراجعات والتنسيقات المختلفة.
* البحث والتنقل: يجد المعلومات والسياقات المرتبطة بها.
* تنظيم المستندات في ملفات ومجلدات وعروض عامة.
تتداخل إدارة المستندات مع مكونات الإدارة
الأخرى، وتطبيقات المكتب (مثل Microsoft Outlook و Exchange، أو Lotus Notes و Domino)،
وخدمات المكتبة التي تدير تخزين المعلومات.
التعاون:
تساعد مكونات التعاون في نظام ECM المستخدمين على العمل معًا لتطوير
المحتوى ومعالجته. تم تطوير العديد من هذه المكونات من حزم برامج التعاون؛ تتضمن
أنظمة ECM التعاونية
عناصر من إدارة المعرفة.
تستخدم قواعد البيانات وأساليب المعالجة
المصممة ليتم استخدامها في وقت واحد من قبل عدد من المستخدمين على نفس عنصر
المحتوى. يستخدم التعاون المعرفة القائمة على المهارات والموارد وبيانات الخلفية
للمعالجة المشتركة للمعلومات. قد تتضمن مكونات الإدارة (مثل اللوحات البيضاء
الافتراضية للعصف الذهني، وجدولة المواعيد، وأنظمة إدارة المشاريع) وتطبيقات
الاتصالات مثل مؤتمرات الفيديو. قد يدمج ECM التعاوني أيضًا معلومات من تطبيقات أخرى.
إدارة محتوى الويب:
تدمج ECM أنظمة إدارة المحتوى (CMS)،
وتعرض المعلومات الموجودة التي تديرها في مستودع ECM.
إدارة الملفات والأرشيف:
على عكس أنظمة الأرشيف الإلكتروني التقليدية،
فإن إدارة الملفات والأرشيف هي إدارة السجلات والمعلومات والبيانات الهامة التي
يتعين على الشركات أرشفتها. بغض النظر عن وسيط التخزين، لا يجب أن تكون المعلومات
المدارة مخزنة إلكترونيًا. تشمل إدارة الملفات والأرشيف:
* تصور خطط الملفات وفهارس مهيكلة أخرى للتخزين المنظم للمعلومات.
* فهرسة واضحة للمعلومات، مدعومة بمكنزات أو قوائم كلمات خاضعة للرقابة.
* إدارة جداول الاحتفاظ بالسجلات وحذفها.
* حماية المعلومات وفقًا لخصائصها.
* بيانات وصفية (ميتادات) معيارية دولية أو خاصة بالصناعة (أو على
مستوى الشركة) لتحديد وصف المعلومات المخزنة بشكل لا لبس فيه.
سير العمل وإدارة العمليات التجارية (BPM):
غالبًا ما يُستخدم مصطلحا "سير
العمل" و"إدارة العمليات التجارية"
(BPM) بالتبادل. يستخدم سير عمل الإنتاج تسلسلات
محددة مسبقًا للتحكم في العمليات؛ في سير العمل الإرشادي، يحدد المستخدم تسلسل
العملية. يتفاعل المستخدمون في حلول سير العمل، ومحركات سير العمل هي خدمة خلفية
تتحكم في تدفق المعلومات والبيانات. تشمل إدارة سير العمل:
* تصور
هياكل العمليات والتنظيم.
* التقاط وإدارة وتصور المعلومات مع مستنداتها أو بياناتها المرتبطة
وتسليمها.
* دمج أدوات معالجة البيانات (مثل التطبيقات) والمستندات، مثل منتجات
المكتب.
* المعالجة المتوازية والتسلسلية للإجراءات، بما في ذلك الحفظ المتزامن.
* التذكير بالمواعيد النهائية والتفويض والوظائف الإدارية الأخرى.
* مراقبة وتوثيق حالة العملية والتوجيه والنتائج.
* أدوات لتصميم وعرض العمليات.
وفقًا لـ AIIM،
فإن BPM هي
طريقة للنظر في العمليات التنظيمية والتحكم فيها.
# 3. التخزين
تقوم مكونات التخزين بتخزين المعلومات المؤقتة
التي لا تكون مطلوبة أو مرغوبة أو جاهزة للتخزين أو الحفظ طويل الأمد. حتى إذا كان
مكون التخزين يستخدم وسائط مناسبة للأرشفة طويلة الأجل، فإنه لا يزال منفصلاً عن
"الحفظ".
قد تنقسم مكونات التخزين إلى ثلاث فئات:
* المستودعات: مواقع التخزين.
* خدمات المكتبة: مكونات إدارية للمستودعات.
* تقنيات التخزين.
المستودعات:
قد يتم دمج مستودعات ECM. تشمل الأنواع:
* أنظمة الملفات: تُستخدم بشكل أساسي للتخزين المؤقت، كذاكرة تخزين
مؤقت للإدخال والإخراج.
* أنظمة إدارة المحتوى: أنظمة التخزين والمستودعات للمحتوى؛ قد تكون
قاعدة بيانات أو نظام تخزين متخصص.
* قواعد البيانات: تدير المعلومات، ويمكنها أيضًا تخزين المستندات أو
المحتوى أو الوسائط.
* مستودعات البيانات: أنظمة تخزين معقدة تعتمد على قواعد البيانات،
وتوفر معلومات من مصادر متنوعة. قد تكون مصممة بوظائف عالمية، مثل المستندات أو
المعلومات.
خدمات المكتبة:
خدمات المكتبة هي مكونات إدارية لـ ECM تتعامل مع الوصول إلى المعلومات،
وتستقبل وتخزن المعلومات من مكونات الالتقاط والإدارة. كما تدير مواقع التخزين في
التخزين الديناميكي، والتخزين المؤقت، وأرشيف الحفظ طويل الأمد. يتم تحديد موقع
التخزين من خلال خصائص المعلومات وتصنيفها. تعمل خدمة المكتبة مع قاعدة بيانات
مكونات الإدارة لتوفير البحث والاسترجاع.
تدير التخزين المباشر (الوصول المباشر إلى
البيانات والمستندات)، والتخزين شبه المباشر (البيانات والمستندات على وسيط يمكن
الوصول إليه بسرعة، مثل البيانات على قرص بصري في أرفف نظام التخزين ولكن غير
مُدخل في محرك يمكنه قراءته)، والتخزين غير المباشر (البيانات والمستندات على وسيط
غير متاح بسرعة).
إذا لم يوفر نظام إدارة المستندات ذلك، يجب أن
تحتوي خدمة المكتبة على إدارة الإصدارات للتحكم في حالة المعلومات والتحقق من
الدخول/الخروج لتوفير المعلومات المتحكم فيه. تولد سجل تدقيق (Audit
Trail)، وسجلات استخدام المعلومات وتحريرها.
تقنيات التخزين:
يمكن استخدام مجموعة متنوعة من التقنيات لتخزين
المعلومات، اعتمادًا على التطبيق وبيئة النظام:
* الوسائط المغناطيسية المباشرة: محركات الأقراص الصلبة (مكونة عادةً كأنظمة RAID) قد تكون متصلة محليًا، أو جزءًا من
شبكة منطقة التخزين (SAN)،
أو مثبتة من خادم آخر (تخزين
متصل بالشبكة NAS).
* الشريط المغناطيسي: تخزين البيانات على الشريط المغناطيسي، في شكل
مكتبات أشرطة، تستخدم الروبوتات لتوفير تخزين شبه مباشر. يمكن استخدام محركات
أشرطة قائمة بذاتها للنسخ الاحتياطي.
* الوسائط البصرية الرقمية: بالإضافة إلى أقراص CD و DVD البصرية،
قد تستخدم أنظمة التخزين محركات مغناطيسية بصرية؛ يمكن استخدام صناديق الأقراص
البصرية (Jukeboxes) للتخزين
شبه المباشر. قد يتم نقل الوسائط البصرية في الصناديق إلى حالة غير مباشرة.
* الحوسبة السحابية: يمكن الوصول إلى البيانات عبر الإنترنت.
# 4. الحفظ
الحفظ هو التخزين الآمن طويل الأمد والنسخ
الاحتياطي للمعلومات الثابتة. يتم تحقيقه عادةً من خلال إدارة سجلات ECM، وقد يكون مصممًا
لمساعدة الشركات على الامتثال للوائح الحكومية والصناعية.
يتوقف المحتوى في النهاية عن التغيير ويصبح
ثابتًا. تحتوي مكونات الحفظ الرقمي في ECM أيضًا
على تخزين مؤقت للمعلومات التي لا تحتاج إلى أرشفة. تحتوي مكونات الحفظ على عارضين
خاصين، وأدوات تحويل وترحيل، ووسائط تخزين طويلة الأجل:
* أقراص بصرية مقاس 5.25 بوصة أو 3.5 بوصة من نوع (WORM) (الكتابة
مرة واحدة والقراءة عدة مرات)، و CD-R و DVD-R.
* أشرطة مغناطيسية في محركات آمنة.
* تخزين عنواني للمحتوى (CAS)،
مع حماية برمجية ضد الكتابة فوق والمسح والتحرير.
* يمكن استخدام شبكات التخزين إذا وفرت تدقيقًا مقاومًا للتعديل، مع
تخزين غير قابل للتغيير وحماية ضد التلاعب والمسح.
* الأشكال المصغرة (Microforms)،
مثل الميكروفيلم والميكروفيش وبطاقات الفتحة، تُستخدم عادةً لتأمين المعلومات
الإلكترونية.
* الورق أيضًا يؤمن المعلومات الإلكترونية.
استراتيجيات الحفظ طويلة الأجل:
لضمان التوفر طويل الأمد للمعلومات، تُستخدم
عدة استراتيجيات للأرشفة الإلكترونية. قد يتم نقل التطبيقات وبيانات الفهرس
والبيانات الوصفية (ميتادات) والكائنات بشكل مستمر من الأنظمة القديمة إلى الأحدث.
تتيح محاكاة البرمجيات القديمة للمستخدمين الوصول إلى البيانات والكائنات الأصلية؛
يمكن للبرمجيات تحديد تنسيق الكائنات المحفوظة وعرضها في بيئة جديدة.
# 5. التسليم
تقوم إدارة المخرجات المؤسسية (Enterprise Output Management) بعرض
المعلومات من مكونات الإدارة والتخزين والحفظ. نموذج جمعية إدارة المعلومات والصور (AIIM) لـ ECM قائم على الوظائف؛ قد تدخل مكونات التسليم معلومات إلى أنظمة أخرى
(مثل نقل المعلومات إلى وسائط قابلة للنقل أو إنشاء ملفات مخرجات) أو تعد
المعلومات للتخزين والحفظ.
قد تنقسم مكونات التسليم إلى ثلاث مجموعات:
تقنيات التحويل، وتقنيات الأمان، والتوزيع. التحويل والأمان هما خدمات وسيطة (Middleware) ويجب أن يكونا متاحين بالتساوي لجميع
مكونات ECM. بالنسبة
للمخرجات، الوظائف الأساسية هي التخطيط والتصميم (مع أدوات لتخطيط وتنسيق
المخرجات) والنشر الإلكتروني (عرض المعلومات للتوزيع).
تقنيات التحويل:
يجب أن تكون التحويلات خاضعة للرقابة وقابلة
للتتبع بواسطة الخدمات الخلفية. تشمل:
* المخرجات الحاسوبية إلى القرص البصري (COLD):
عند استخدامها للتسليم، تعد COLD بيانات المخرجات للتوزيع والأرشفة.
تشمل التطبيقات القوائم والمخرجات المهيكلة (مثل خطابات العملاء الشخصية)،
والسجلات وسجلات الأنشطة.
* التخصيص: وظائف ومخرجات مخصصة لاحتياجات المستخدم.
* لغة التوصيف القابلة للامتداد (XML): تمكن من الوصف المعياري عبر المنصات للواجهات والهياكل والبيانات
الوصفية والمستندات.
* تنسيق المستندات المحمولة (PDF): تنسيق طباعة وتوزيع عبر المنصات يسمح بعمليات بحث في المحتوى، وإضافة
بيانات وصفية، وتضمين التوقيعات الإلكترونية. عند إنشائها من بيانات إلكترونية،
تكون ملفات PDF مستقلة
عن الدقة وتسمح بإنتاج واضح بأي مقياس.
* مواصفات ورق XML المفتوح (OpenXPS): مواصفات XML طورتها مايكروسوفت، تصف التنسيقات والقواعد لتوزيع وأرشفة وعرض
ومعالجة مستندات XPS.
* المحولات والعارضون: يولد تنسيقات موحدة لعرض المعلومات (وإخراجها)
بتنسيقات مختلفة.
* ضغط البيانات: يقلل مساحة التخزين المطلوبة للمعلومات المصورة.
* تلقيم الويب (Web Syndication): يعرض المحتوى بتنسيقات وتحديدات وأشكال مختلفة لاستخدام متعدد بأشكال
مختلفة لأغراض مختلفة.
تقنيات الأمان:
تتوفر تقنيات الأمان لجميع مكونات ECM. تُستخدم التوقيعات الإلكترونية عند
إرسال المستندات وفي المسح الضوئي، لتوثيق الالتقاط الكامل. البنية التحتية
للمفتاح العام (PKI) هي
تقنية توقيع إلكتروني أساسية، تدير المفاتيح والشهادات وتراجع أصالة التوقيع. تؤكد
التوقيعات الإلكترونية الأخرى هوية المرسل وسلامة البيانات المرسلة.
تُستخدم إدارة الحقوق الرقمية (DRM) والعلامات المائية (Watermarking) في تلقيم المحتوى وإدارة الأصول
الرقمية لإدارة وتأمين حقوق الملكية الفكرية وحقوق النشر. تحمي العلامات المائية
الإلكترونية المضمنة في الملف حقوق الاستخدام لمحتوى الإنترنت.
التوزيع:
يتم تقديم ECM للمستخدمين بمجموعة متنوعة من وسائط الإخراج والتوزيع:
* الإنترنت
* الإكسترانت
* الإنترانت
* بوابات الأعمال الإلكترونية
* بوابات الموظفين
* البريد الإلكتروني
* الفاكس
* نقل البيانات بتنسيق EDI أو XML أو تنسيقات أخرى
* الأجهزة المحمولة، مثل الهواتف المحمولة والمساعدات الرقمية الشخصية
* وسائط البيانات، مثل الأقراص المضغوطة وأقراص DVD
* التلفزيون الرقمي وخدمات الوسائط المتعددة الأخرى
* الورق
الطرق
التثبيت المحلي
(On-premises):
